Moderniser son ERP en seulement neuf mois. Pour accomplir ce petit exploit, les équipes du distributeur Hachette LPC ont confié aux experts de CEREALOG l’intégration de SAP Business One. Récit.

Comment rester leader de l’édition scolaire lorsqu’on utilise un ERP développé il y a plus de 30 ans ?

Face à un marché en pleine ébullition, la filiale d’Hachette pour la distribution aux enseignants des livres scolaires de Hachette Education, Hatier, Didier, Larousse ou encore Foucher décide de moderniser ses outils informatiques de A à Z.

« Notre précédent ERP avait été développé sous un langage devenu obsolète. Il nécessitait des compétences qui se raréfient et manquaient réellement de simplicité dans l’utilisation. Dans ces conditions, moderniser nos outils pour gagner en efficacité devenait vital », se souvient Guillaume Plantrou, directeur de Hachette LPC.

Pour y parvenir, les équipes de l’entreprise passent un premier appel d’offres.

Le choix de la performance

Deux solutions sont alors sélectionnées. Et l’une d’entre elles se distingue très rapidement.

« Les possibilités ouvertes par SAP Business One nous ont vite convaincus. Par exemple, avec ce nouvel ERP, les utilisateurs pourraient eux-mêmes extraire des statistiques sans avoir à solliciter les équipes IT. De surcroît, la solution était accessible en mobilité pour les quelque 20 commerciaux sur le terrain », détaille Guillaume Plantrou.

Cerise sur le gâteau : SAP Business One permet à Hachette LPC de segmenter l’accès aux données sensibles des différents éditeurs de livres scolaires – qui restent concurrents.

Neuf mois de travail pour un nouvel ERP

Immédiatement, l’intégrateur CEREALOG se joint aux équipes de Hachette LPC pour mettre en place le nouvel outil.

« Deux chefs de projets CEREALOG nous ont accompagnés. L’un pour la comptabilité, l’autre pour la logistique. Ils nous ont aidés de bout en bout à changer notre ERP. Réactifs et à l’écoute de nos besoins métiers, ils nous ont permis de mener à bien le projet en moins de neuf mois. Une gageure », se réjouit le directeur de Hachette LPC.

D’autant que ce ne sont pas les défis qui manquent. En plus du délai de déploiement très court, l’entreprise doit impliquer ses quelque 19 utilisateurs. Des sessions de formation sont alors organisées en amont du déploiement.

Autre challenge : limiter les développements spécifiques.

« Nous souhaitions la solution la plus agile possible pour évoluer au fur et à mesure du marché et des mises à jour de l’ERP. C’est la raison pour laquelle nous avons demandé aux experts de CEREALOG de réduire au minimum les développements spécifiques. Là encore, ils nous ont aidés à atteindre cet objectif », explique Guillaume Plantrou.

Traiter plus de 1 000 colis par jour avec SAP Business One

Si bien qu’en janvier 2017, SAP Business One était sur les rails et hébergé sur la plate-forme SAP Hana. Et les gains ne se font pas attendre.

« La solution mise en place nous fait désormais gagner un temps considérable. Interfacé avec les sites web de nos clients éditeurs et à leur logiciel de comptabilité, l’ERP est 100 % intégré à nos processus métiers. Nous sommes même parvenus à faire communiquer les outils des transporteurs à SAP Business One de sorte que dès qu’une facture est validée, l’étiquette d’expédition est automatiquement imprimée », relate Guillaume Plantrou.

Un gain d’efficacité considérable lorsque, comme Hachette LPC, on doit traiter près de 1 000 colis par jour dans les périodes de pic.

Côté clients aussi, les gains du nouvel ERP se font vite ressentir. Là où le précédent outil traitait les commandes la nuit, SAP Business One le fait en temps réel. De cette manière, les équipes de Hachette LPC n’ont plus à attendre le lendemain pour expédier un colis. La livraison à J+1 est donc systématiquement réalisable pour tous les clients d’Hachette Education.

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